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2010/05/05

相手に負担にならないメール返信の催促の方法

相手に負担にならないメール返信の催促の仕方

【 メールの返信がかえってこない 】
現代人はやたらとメールを処理します。
多い人だと、一日100件を超えてしまうこともざらです。
しかし、メールを送ってる側としては、返信が帰ってこないのも困ります。
そこで、相手をいやな気分にさせないでメールの返信の催促の仕方を紹介します。

■ やり方 ■
【 最初に謝罪をする 】
相手は自分のメールだけを見ているわけではありません。
大量のメールに埋れているわけです。
なんで返信しないんだ!と怒ってはいけず、逆に忙しい中催促をして申し訳ないという気持ちを伝えましょう。
お忙しいところ大変申し訳ございません。 などと冒頭に書いておけばOKです。

【 メールを送った日時と件名を送る 】
メールの返信いかがでしょうか?とだけいわれてもいつのメールかわかりません。
必ず日時を言いましょう。
2010年1月5日16:06にお送りいたしました「ぽんぽこ商事のロゴデータ送付のお願いです」というメールのお返事の件ですが、いかがでしょうか? などと書くと丁寧です。
相手が単に見落としている可能性もありますし、探す手間をかけさせてしまってはいけません。

【 内容について端的にまとめる 】
用件としては、「ぽんぽこ商事の会社のロゴのデータを私に添付ファイルで送付していただきたい」、というものです。
相手に何のアクションを求めているか、ということを端的に表現します。
ここでは丁寧さよりも、わかりやすさを重視するべきです。

【 催促していることを何度も詫びる 】
相手は相手で返信をしていないことを悪いなあと思っていたりします。
あくまでこちらからお願いしている立場で本当にごめんなさい、という気持ちを伝えましょう。
お忙しいのに何度もメールをしてしまい申し訳ございません。

【 相手の言い訳を用意する 】
もしかしたら迷惑メールフォルダなどに入ってしまっているかと思い、再度メールを差し上げている次第でございます。
(以前も私からのメールが迷惑メールフォルダに入ってしまってたことがあったので・・・)
相手が返信しやすい言い訳の余地を作っておくとより丁寧です。
迷惑メールに入ってたんだよ、というのは割とポピュラーな言い訳ですが、それを言いやすい状況にしてあげると、相手も「そうそう、迷惑メールフォルダにはいってたから気づかなくてね・・・」と言えて返信しやすくなるかもしれません。

【 締切と理由を言う 】
締切をきちんと伝えないと相手に切迫感が与えられません。
ただし、ロゴを使用したパンフレットの入稿のタイミングが25日までとなっておりまして、22日にはロゴデータがないと動けないという状態になっております。
どうぞご理解いただけると幸いです。 などといい、いつまでに欲しいか、というものを明確に書きましょう。

【 最後に、前に送ったメールを貼り付ける 】
最後に、相手がメールを探さなくても問題がないように、以前送ったメールのコピーを貼りつけておきましょう。
確認がしやすい状態になります。
前回送ったメールは以下に再度記述しておりますので、ご確認にお使いください。
などと書いておくとメールの文章が続いても混乱せずに伝えることができます。

【 おわりに 】
あくまで目的は「メールの返信がかえってきていないことを怒る」ではなく「メールの返信をもらう」ことです。
たとえ相手の責任であっても、一歩大人になって、相手が返信しやすい状況にしてあげましょう。


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